Asianajotoimisto LakiKarelia Oy:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Asianajotoimisto LakiKarelia Oy

y-tunnus 3613562–8

Rantakatu 23 A, 80100 Joensuu

puh. +358 45 341 8005

toimisto@lakikarelia.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heidi Huusko

heidi.huusko@lakikarelia.fi

puh. +358 45 341 7305

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto LakiKarelia Oy:n asiakasrekisteri.

4. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme ja miten käytämme niitä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa kerromme myös oikeuksistasi henkilötietoihisi liittyen.

Käsittelemme henkilötietoja aina voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Asianajotoimistona noudatamme lainsäädännön ohella Suomen Asianajajien ohjeistuksia.

5. Mitä henkilötietoja keräämme

Toimeksiannon yhteydessä tallennamme asiakkaiden tunnistamiseen, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen tarvittavat henkilötiedot.

Kerättävät henkilötiedot

• nimi, henkilötunnus ja/tai y-tunnus
• posti- ja sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• laskutustiedot
• työnantaja, ammatti ja asema yrityksessä
• muut toimeksiannon hoitamista varten tarvittavat tiedot henkilöstä ja/tai yrityksestä, kuten luottotiedot, terveystiedot, kansallisuus, vakuutustiedot, siviilisääty ja varallisuustiedot
• toimeksiannon hoitamista varten tarvittavat välttämättömät tiedot esimerkiksi todistajista ja asiakkaan vastapuolesta, kuten nimi, syntymäaika, posti- ja sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Toimeksiannon sisällön perusteella voimme käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, jos se on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muutoin lain sallimalla perusteella.

Lisäksi keräämme henkilötietona kopion henkilöllisyyden todentamisessa käytetystä asiakirjasta.

Rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvissa toimeksiannoissa voimme kerätä myös muita lakisääteisiä tietoja, kuten tarpeellisia tietoja asiakkaan liiketoiminnasta, taloudellisesta asemasta ja poliittisesta vaikutusvallasta.

Tilanteessa, jossa toimeksiantoa ei vielä ole syntynyt, keräämme mahdollisilta asiakkailta perustietoja, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä asiakkaan itse antamat toimeksiannon arvioimiseksi tarvittavat tiedot. Mahdollisten yritysasiakkaiden osalta keräämme vastaavat tiedot yrityksen yhteyshenkilöstä.

Mistä henkilötiedot saadaan

Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Henkilötietojasi voimme kuitenkin kerätä lisäksi viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa.

6. Miten ja millä perusteella käytämme henkilötietoja

Käytämme rekisterin sisältämiä henkilötietoja oikeudellisten palveluiden tarjoamiseen, toimeksiannon hoitamiseen ja laskutukseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Käytämme henkilötietoja myös asiakasviestintään.

Henkilötietojen käsittely perustuu toimiston ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen tai toimiston oikeutettuun etuun, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen). Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja lakimääräisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Voimme käyttää henkilötietoja myös markkinointiin asiakkaan erillisen suostumuksen perusteella.

Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi sekä petosten, muiden rikosten ja oikeudellisten vaateiden tunnistamiseksi, ehkäisemiseksi ja käsittelemiseksi.

7. Miten käsittelemme ja jaamme henkilötietoja

Rekisterin tietoja käsittelevät pääsääntöisesti vain työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Emme luovuta tietojasi ilman suostumustasi ulkopuolisille muutoin kuin laissa säädetyissä tapauksissa, kuten viranomaisille. Kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluiden tuottajat voivat käsitellä asianajotoimistossa syntynyttä kirjanpitoaineistoa siltä osin kuin se on tarpeen heidän palveluidensa toteuttamiseksi. Tietojärjestelmätoimittajat huoltavat säännöllisesti tietojärjestelmiämme. Edellä mainittujen palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Voimme käyttää henkilön tunnistetietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen siten kuin lainsäädäntö tältä osin edellyttää.

Voimme käyttää tai luovuttaa tietoja, jos laki, viranomaisen pyyntö tai oikeudellinen vaatimus sitä edellyttää. Voimme käyttää tietoja myös oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai niiltä puolustautumiseksi sekä toimistomme, työntekijöidemme ja muiden henkilöiden oikeuksien, etujen ja turvallisuuden suojaamiseksi.

Emme siirrä tai luovuta tietoja EU-alueen ulkopuolelle.

8. Alaikäisten tietosuoja

Käsittelemme alaikäisten henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Alaikäisten henkilötietojen käsittelyssä noudatamme erityistä huolellisuutta ja huomioimme lapsen edun sekä sovellettavan lainsäädännön vaatimukset.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa ja tarkastaa tiedot

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriimme on tallennettu. Lähetä tarkastuspyyntö sähköpostitse toimiston sähköpostiosoitteeseen (toimisto@lakikarelia.fi). Voit tehdä tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Arvioimme pyynnön lainsäädännön ja Suomen Asianajajien ohjeistuksissa edellytetyllä tavalla ja voimme tarvittaessa pyytää lisäselvitystä. Vastaamme tietopyyntöön viimeistään tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa.

Oikeus korjata, rajoittaa ja vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Mikäli missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä.

Sinulla on myös oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Halutessasi voit rajoittaa henkilötietojen käsittelyn ainoastaan tietojen säilyttämiseen.

Oikeus poistaa ja siirtää tiedot

Edellä mainittujen lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Lainsäädäntö rajoittaa oikeutta saada tiedot poistetuksi. Oikeutta ei sovelleta esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot tai kun tarvitsemme henkilötietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on tietyissä tilanteissa palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys ja joiltakin osin myös lakisääteinen velvoite. Varaamme oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, jos et anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaadit niiden poistamista.

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon.

Markkinointi ja suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö markkinointitarkoituksiin. Jos kiellät henkilötietojesi käytön markkinointiin, käytämme tietojasi vain toimeksiantojen asianmukaisen hoitamisen edellyttämässä laajuudessa.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

10. Tietoturva

Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötietosi turvassa. Tarkastelemme ja kehitämme jatkuvasti toimistomme käytänteitä tietoturvallisen menettelyn turvaamiseksi toimeksiannon jokaisessa vaiheessa.

Ulkopuolisilla ei ole pääsyä toimistomme tietojärjestelmiin. Suojaamme tiedot palomuurilaitteistoilla ja -ohjelmistoilla, salasanoilla sekä järjestelmävarmistuksilla. Käytämme tietojen säilyttämisessä myös varmuuskopiointia. Suojaamme myös varmuuskopiot samalla huolellisuudella kuin muut henkilötietoja sisältävät tallenteet.

Säilytämme asiakkaiden henkilötietoja sisältävää manuaalista aineistoa lukituissa tiloissa. Tilaan pääsevät vain toimiston työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimiva palveluntarjoaja. Estämme asiattomien pääsyn tiloihin.

Suojaamme henkilötietoja teknisin, hallinnollisin ja fyysisin toimenpitein. Näillä toimenpiteillä ehkäisemme henkilötietojen vahingossa tapahtuvaa, laitonta tai luvatonta häviämistä, käyttöä, muuttamista, luovuttamista, tuhoamista ja päätymistä sivullisten saataville. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että verkkosivusto, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

11. Tietojen ajantasaisuus

Ryhdymme kohtuullisiin toimenpiteisiin tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi. Kun tiedot muuttuvat, tarkistamme ja päivitämme rekisteritiedot tarvittaessa. Näin varmistamme, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat tai virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan.

12. Henkilötietojen säilyttäminen

Noudatamme tietojen säilytysajoissa lainsäädännön ja Suomen Asianajajien ohjeiden mukaisia velvollisuuksia.

Säilytämme henkilötiedot niin kauan kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä. Toimeksiannon päätyttyä säilytämme tietoja pääsääntöisesti kymmenen vuoden ajan, minkä jälkeen hävitämme aineiston tietoturvallisella tavalla.

Säilytysaika voi kuitenkin vaihdella tietoryhmän ja käsittelyn perusteen mukaan. Esimerkiksi kirjanpitoaineistoa, asiakkaan tuntemistietoja ja oikeudellisiin vaateisiin liittyviä tietoja voimme säilyttää niitä koskevien lakisääteisten määräaikojen mukaisesti.

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Ylläpidämme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta säännöllisesti, jotta se vastaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja henkilötietojen käsittelyn tarpeita. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla toimistoltamme ja verkkosivuiltamme.

Päivitetty 1.7.2026